Claves para adaptar el área laboral de tu empresa al «Ecosistema Digital»

La transformación digital del área laboral era para muchas empresas una tarea que habría que abordar en algún momento. Las excusas empleadas para procrastinar su ejecución son de diferente índole, tales como que es mejor no alterar el día a día o que si siempre se han hecho las cosas de la misma manera y la empresa funciona bien, es mejor no arriesgarse a realizar cambios. Sin embargo, la actual crisis provocada por el coronavirus (enfermedad COVID-19) ha puesto de manifiesto que las empresas que ya habían realizado sus deberes digitalizando su área laboral se encuentran en una situación mucho más competitiva que las que procrastinan continuamente esta tarea.

Diferir o aplazar la transformación digital de los trabajadores ha sido un error que han cometido muchas empresas, que ahora se encuentran en la tesitura de abordar esta digitalización en el peor escenario posible. Por el contrario, otras empresas sí han realizado sus deberes y sus empleados simplemente se han ido a teletrabajar desde sus domicilios, conectándose al mismo escritorio de ordenador que tenían en su puesto de trabajo sin ningún problema ni limitación.

La transformación digital ha revolucionado la forma en la que trabajamos, ya que no solo ha permitido la aparición de nuevas formas de organización del trabajo, sino que también supone importantes retos en el área laboral, tales como las formas de controlar el trabajo no presencial, la diferente habilidad en el manejo de las TIC por las diferentes generaciones, el uso de las redes sociales en el trabajo, la protección de datos, etc.

Según el profesor de la UDIMA Richard Mababu Mukiur, «la verdadera transformación digital empieza dentro de la empresa, con una transformación interna que implica a todos los empleados. Lo que muchos expertos denominan la “cuarta revolución industrial” requiere la redefinición o la adaptación de una organización o una empresa para poder ajustarse a los constan- tes progresos y avances de la tecnología digital en busca de una mejora de la gestión empresarial».

El tiempo pasa y las organizaciones que sobreviven son las que se adaptan a los nuevos tiempos. Recordemos la conocida frase de Darwin que publicó, el 24 de noviembre de 1859, en El origen de las especies: «Las especies que sobreviven no son las más fuertes ni las más inteligentes, sino aquellas que se adaptan mejor al cambio». Para abordar con éxito la adaptación del entorno laboral de una empresa, hay 9 puntos clave que conviene tener en consideración.

Valoración de puestos de trabajo y del desempeño

De la correcta valoración de los puestos de trabajo dependen dos elementos clave: la productividad y la motivación. La transformación digital facilita la movilidad y el trabajo desde cualquier lugar, sin ser necesaria la presencia física de muchos trabajadores en un centro determinado de trabajo. Esta deslocalización supone un esfuerzo extra para valorar sus puestos de trabajo, definir indicadores para medir su productividad y mantenerlos motivados.

Para la correcta valoración del desempeño de los trabajadores digitales, es esencial contar con unos sistemas de información que permitan recoger los datos clave relativos al desempeño del trabajo y explotarlos facilitando informes a los profesionales encarga- dos de realizar estas valoraciones.

Cambios en la estructura de las empresas

La digitalización de los trabajadores y su deslocalización fuera de una sede de trabajo supone un desafío para las relaciones laborales, tanto verticales, en lo que respecta a la cadena de mando, como horizontales, en lo relativo a la colaboración entre compañeros de  trabajo.

Los cambios en la estructura de las empresas no son fáciles, por lo que toda la plantilla ha de percibir que la transformación digital es un proceso irreversible apoyado por la dirección.

Aspectos técnicos y legales del ecosistema digital y las TIC en el ámbito laboral

La transformación digital también genera numerosos conflictos en el ámbito laboral por diferentes motivos como, por ejemplo: el control empresarial (geolocalización, controles de productividad, controles de presencia, etc.), el manejo de las TIC por las diferentes generaciones, el uso de las redes socia- les en el trabajo, la protección de datos,  el derecho a la desconexión digital, etc.

El derecho a la desconexión digital de los trabajadores implica que estos no tengan que estar conectados a redes sociales como el WhatsApp las 24 horas del día ni que tengan que contestar correos a cual- quier hora. Desde los Departamentos de Recursos Humanos se tienen que facilitar fórmulas para facilitar esta desconexión.

Además, las empresas se encuentran ante nuevos escenarios, como el cese de la relación laboral con un trabajador digital,   al que hay que notificarle el despido por medios telemáticos; las formas de contratación que se deben utilizar; la utilización de registros biométricos, etc.

Seguridad de los datos en el marco del Reglamento general de protección de datos

El teletrabajo supone todo un reto para los responsables de la protección de los datos de las empresas, que tienen que garantizar que estos se tratan de acuerdo con el RGPD.

Las sanciones por incumplir el RGPD pueden acarrear multas de hasta 20 millones de euros, o bien, el 4 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio anterior.

Prevención de riesgos laborales

La prevención de riesgos en el marco de un trabajo descentralizado y digital supone todo un reto para las empresas, que deben de velar por la salud de todos sus trabajadores, independientemente de si estos se encuentran en un centro de trabajo o están digitalizados y teletrabajan desde sus domicilios.

Formación de los trabajadores digitales

Las empresas que cuenten con trabajadores digitales deben atender a su formación igual que lo harían con un trabajador presencial. Hoy en día, todo se puede aprender gracias a internet y a la formación a distancia, que permite a los trabajadores formarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Compartir conocimientos e información entre los diferentes trabajadores digitales

Las nuevas tecnologías permiten compartir conocimientos, de manera que cualquier profesional puede estar en contacto con otros colegas de cualquier parte del mundo. El conocimiento es, gracias a internet, un bien al alcance de todos, pero, dentro del seno de las organizaciones, todavía hay muchas en las que existen compartimentos estanco entre departamentos o secciones. Las compuertas de estos compartimentos estanco son cada vez más endebles y las empresas del futuro estarán perfectamente interconectadas.

Utilización de las redes sociales

Promover y facilitar el acceso de los trabajadores a las redes sociales de la empresa puede tener múltiples ventajas si se hace un uso responsable de ellas, ya que los empleados se pueden convertir en auténticos embajadores de la marca, de manera que pueden defender, recomendar y promocionar la empresa para la que trabajan. Sin embargo, los responsables de recursos humanos tienen que vigilar que los empleados hagan un uso responsable de ellas y que este uso reporte beneficios para la empresa; sobre todo, si se accede a ellas en horario laboral.

La digitalización de los trabajadores no es una opción, es una obligación,   que se ha puesto claramente de manifiesto en la situación actual, en la que el actual estado de alarma obliga a las empresas a facilitar el teletrabajo a sus empleados.

 

Fuente: Grupo CEF-UDIMA / Centro de Estudios Financieros y la Universidad a Distancia de Madrid

Autor: José Ramón Fernández de la Cigoña

Fotografías: Andrea Piacquadio